Effektiv dataflyt

Basert på erfaring fra mer enn 400 aktive eSAM-prosjekter hos Bane NOR

Innledning

Bane NOR har etablert en effektiv dataflyt for tegnings- og dokumentleveranser i eSAM (ekstern samhandling), som inkluderer standard hyllevareprodukter fra BIM2Share.

Løsningene for dataflyt sammen med BIM2Share Arbeidsflyt utgjør eSAM – ekstern samhandlingsløsning for Bane NOR.

Effektiv dataflyt
– enhetlig prosess/metodikk fra leveranse til arkiv

Bane NOR har etablert en total dataflytløsning fra planlegging av leveranser til arkivering av godkjente dokumenter, tegninger og BIM-modeller.

Trinnene beskrives som følger:

1. Planlegging av leveranser – Dokumentplan.

2. Levering av filer – automatikk ved levering og kontroll av filer:

   BIM2Share AutoDelivery & QA
   Les mer her: https://go.bim2share.no/auto
   1. Sjekk av korrekte metadatafelter mot arkivsystem (ProArc) før levering.
   2. Leveranseverktøy som sikrer riktige metadata og lagring i rett struktur.
   3. Kontroll av enkeltfiler for feil mot planlagt dokumentplan – automatisk sjekk av tittelfelt i tegning mot felter i Dokumentplan.
   4. Rapportering av leverte filer med kontrollrapport (avviksrapport).
    

   BIM2Share AutoDelivery & QA sikrer bedre kvalitet på leveranser automatisk og har medført at mange Bane NOR prosjekter har gått over til kun stikkprøvekontroll av leveranser fra leverandørene. Store besparelser i tid og kostnader er dokumentert.

3. Mottak av leverte og kontrollerte filer, utgivelse, godkjenning og fordeling av filer:

   Byggeweb Prosjekt, eventuelt BIM2Share Extended Workspace
   Les mer her: https://go.bim2share.no/bw
   1. Mottak av filer i Arbeidsområdet etter kontroll. Utgivelse og strukturering av filer og metadata som er under utarbeidelse. Filer utgis fra Arbeidsområdet (prosjekteringsgruppens område) - videre distribusjon av filer til Utgivelsesområdet.
   2. Kun byggherre benytter Utgivelsesområdet til godkjenning (avvisning) av filer. Byggherres godkjenning (avvisning) av filer fra leverandør, ofte utført som kun stikkprøvekontroll etter automatisk kontroll i AutoDelivery & QA som har luket ut mange feil og avvik.
   3. Godkjente filer utgitt fra Utgivelsesområdet blir distribuert til Fordelingsområdet, dvs. siste revisjon av “as built” tegninger. Entreprenør/leverandør ser kun de filer de skal bygge etter/trenger i sin jobb.
   4. BIM2Share Extended Workspace benyttes av brukere som vil speile strukturen i Byggeweb mot struktur på lokal PC/server for enkel oversikt og synkronisering av data.
    

   Byggeweb Prosjekt sikrer en kontrollert og effektiv dokumentutveksling mellom byggeledelse, rådgivere og entreprenører, i tillegg til en sentral styrt dokumentfordeling og distribusjon som når helt ut på byggeplassen.

4. Godkjennelse/kommentering inne i enkeltdokumenter/tegninger gir byggherren god kontroll og effektivisering ved behandling av teknisk dokumentasjon:

   BIM2Share Kommentering & Signering
   Les mer her: https://go.bim2share.no/ks
   1. Løsningen brukes til å gjennomføre faglig kontroll og faglig aksept. Primære brukere er faglig kontroller(e) og faglig ansvarlig hos byggherren, eventuelt eksterne brukere som inviteres inn for kommentering/diskusjon.
   2. Alle som har blitt tildelt rolle for et dokument kan jobbe samtidig, se hverandres markeringer fortløpende dynamisk oppdatert og chatte med hverandre inne i modulen.
   3. Ulike revisjoner av dokumenter kan sammenliknes og elektronisk godkjent (avvist) stempel kan settes direkte i løsningen.
   4. Behandlede dokumenter er automatisk tilgjengelig i Byggeweb Prosjekt med tilhørende metadata.
   5. Løsningen kan brukes med og uten roller.
    

   BIM2Share Kommentering & Signering benyttes på 350 prosjekter hos Bane NOR, 1/3 av disse benytter løsningen med roller.

5. Resultatdokumenter fra Arbeidsflyt for endringer/avvik (KOE, EO, BHM, Målebrev, VOA etc.) overføres automatisk til byggherres område i Byggeweb Prosjekt sammen med øvrig dokumentasjon.

   BIM2Share Arbeidsflyt
   Les mer her: https://go.bim2share.no/flyt

6. Automatisk overføring av all teknisk dokumentasjon og metadata til ProArc (arkivsystem):

   BIM2Share ProArc Arkivering
   1. Metadata kan kontrolleres automatisk som korrekte før overføring mot ProArc. Disse blir allerede før leveranse kontrollert med AutoDelivery & QA.
   2. Teknisk dokumentasjon overføres automatisk med metadata.
   3. Avviksrapport vil vise feil revisjon og feil på metadata.

Det er verdt å bemerke at dataflytprosessen/-metodikken er etablert som en totalflyt fra leveranse til arkivering, der hver enkelt trinn effektiviserer hver for seg, men at totalflyten skaper vesentlig større verdier. Dette henger sammen med at automatikk/kontroller/integrasjoner mellom de ulike trinnene gir gevinster/gjenbruk til neste trinn. Eksempelvis vil den automatiske kontrollen av filer og metadata med AutoDelivery & QA sikre at kvaliteten på filer som leveres i Byggeweb Prosjekt har vesentlig høyere kvalitet enn om de ikke var sjekket opp mot Dokumentplanen. Høyere kvalitet på leverte filer og metadata har medført at mange prosjekter kun utfører stikkkontroll mot leveranser fra leverandørene, og prosjektene sparer tid og penger.

Samtidig vil AutoDelivery & QA før levering finner sted kunne sjekke at metadataene på filnivå tilfredsstiller de høye krav til metadata som er etablert i ProArc og dermed minimalisere jobben med etablering av korrekte metadata før arkivering.

Bane NOR har utarbeidet gevinstrapporter i enkeltprosjekter målt for de ulike eSAM-applikasjoner, og har dokumentert betydelige besparelser for Bane NOR.

Detaljert beskrivelse av trinnene i dataflytprosessen

1. Planlegging av leveranser

   Typisk vil Dokumentplanen være basert på en Excel-mal som Bane NOR har etablert med krav til metadata som dokumentnr., tittel, revisjon, banestrekning etc. Faktiske leveranser kan da i neste omgang sjekkes opp mot Dokumentplanen.

2. Levering av filer – automatikk ved levering og kontroll av filer

Automatikk i leverering av filer sikres bl.a. ved kontroll av dokumentnummer mot mappenavn.

Når filene er levert kontrolleres de for feil, eksempel viser kontroll av tittelfeltinformasjon opp mot Dokumentplan:

Det generes en kontrollrapport som viser mulige feil som bør kontrolleres og rettes.

3. Mottak av leverte og kontrollerte filer, utgivelse, godkjenning og fordeling av byggetegninger

   Dokumenter og tegninger i Byggeweb Prosjekt håndteres gjennom en effektiv og litt rigid prosess som sikrer god kontroll og rask utførelse av alle parter basert på tilgang til og visning av informasjon kun du selv trenger.

Arbeidsområdet (mottak av filer), Utgivelsesområdet (godkjenning og utgivelse fra byggherre) og Fordelingsområdet (distribusjon av siste godkjente revisjon med dokumenter). Bruker/firma ser kun de dokumenter/tegninger de selv trenger.

4. Godkjennelse/kommentering inne i enkeltdokumenter/tegninger gir byggherren god kontroll og effektivisering ved behandling av teknisk dokumentasjon.

   Kommentering & Signering av dokumenter startes rett fra Byggeweb Prosjekt og godkjenningsprosess kjøres inne i dokumentet med påføring av elektronisk stempel. Det er også mulig å sette statuskode (akseptert, avvist etc.) og prosesstrinn (motatt, under behandling etc.) direkte i løsningen.

5. Resultatdokumenter fra Arbeidsflyt for endringer/avvik (krav om endring, endringsordre, byggherremelding, målebrev, avklaring etc.) overføres automatisk til byggherres område i Byggeweb Prosjekt sammen med øvrig dokumentasjon.

   Resultatdokumentet (.pdf) er hele dataflyten mellom partene med referanser til norske standarder (NS 8401/8402/8405/8406/8407) elektronisk signert av alle parter.

6. Automatisk overføring av all teknisk dokumentasjon og metadata til ProArc (arkivsystem)

   Det genereres en overføringsrapport som gir status/feil på dokumenter som er overført til ProArc (arkivsystemet).

Uttalelser fra noen av brukerne hos Bane NOR

Mia Bjar, Prosjektleder Drift & Teknologi

Kristin Skei, Prosjektleder Drift & Teknologi

Tom-Erik Rørheim, Prosjektleder Utbygging

Nina Abel Minatsis, Dokumentkontroller Utbygging

---

BIM2Share har inkludert BIM og FDV-innsamling som nye områder i en integrert Dokument- og BIM-sentrisk løsning, BIM2Share Hub, les mer her: https://go.bim2share.no/hub